Thứ Tư, 5 tháng 12, 2018

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ


K NĂNG QUN LÝ THI GIAN HIU QU


Thi gian là gì?


  • Thi gian là th tài sn thượng đế ban tng muôn loài đng đu nht, có gii hn, không thay đi được và không mua, bán được. Thc s chúng ta không bao gi qun lý được thi gian, điu duy nht chúng ta có th làm được là sp xếp và s dng thi gian như thế nào cho hiu qu nht. Người biết s dng thi gian hiu qu, là người giàu có thi gian hơn.
  • Trước khi làm vic gì bn nên có kế hoch c th đ qun lý thi gian mt cách khoa hc nht, tránh b lãng phí thi gian mt cách vô b. K năng qun lý thi gian có th giúp mt v lãnh đo trăm công nghìn vic vn có th thnh thơi; ngược li, cũng có th biến mt người ít vic hoc lao đng gin đơn phi tt bt, đu tt mt ti sut ngày.

MT S K NĂNG GIÚP BN QUN LÝ THI GIAN MT CÁCH HIU QU HƠN:

1./ Xác đnh mc tiêu:

** Xác đnh mc tiêu là cách qun lý thi gian khoa hc nht. Khi có mc tiêu rõ ràng bn s biết mình cn phi làm gì đ đt được mc tiêu đó. Đ đt được vic đó bn phi lên lch trình thi gian c th hay bao lâu phi hoàn thành mc tiêu, xác đnh thi gian bt đu, thi gian cho tng bước thc hin, thi gian kết thúc và tng thi gian đ hoàn thành công vic đó là bao lâu. Khi đó bn s có mt bng kế hoch chi tiết và thi gian c th, không s b nh hưởng đến kết qu công vic và không b lãng phí nhng khong thi gian quý giá.

2./ Lên kế hoch trước các vic cn làm:

** Sau khi đã có mc tiêu thì bn lên kế hoch cn làm và đ viết ra mi th hành đng. Đây là mt cách rt tuyt đ kim soát các d án và công vic ca bn, khiến bn thân bn sp xếp có t chc hơn.

** Bn hãy sp xếp th t ưu tiên cho danh sách vic cn làm ca bn, s giúp bn tp trung và dành nhiu thi gian vào nhng vic tht s quan trng.

3./ Lit kê nhng công vic cn phi làm:

** Lit kê ra danh sách nhng công vic cn phi làm trong ngày, trong tun và trong tháng theo kế hoch bn đã vch ra. Vic này s giúp bn d dàng qun lý được qu thi gian quý giá ca mình. Bn s biết mình cn phi làm gì vào gi nào, như vy bn s không phi mt thi gian nh xem mình phi làm vic gì trong ngày hôm nay hoc vic gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công vic nào đó.

** Bn có th linh hot bng cách lên danh sách công vic vào đu ngày, tm 10- 15 phút mõi bui sáng. Hãy ghi ra giy chính xác bn mun ngày làm vic ca bn din ra như nào.

4./ Sp xếp công vic theo th t ưu tiên:

** Sau khi lit kê nhng công vic cn làm, bn hãy dành chút thi gian kim tra li xem công vic nào quan trng cn phi làm trước, công vic nào có th đ li sau. Nhng công vic quan trng bn hãy đánh du li và làm ngay đ đm bo công vic được hoàn thành đúng thi gian, sau đó hãy tiếp tc làm nhng công vic còn li.

5./ Bn có th áp dng ma trn qun lý thi gian - Eisenhower:

** Phương pháp Ma trn qun lý thi gian được áp dng trong các bui hp ưu tiên hàng ngày là to ra nguyên tc qun lý thi gian. Phương pháp này đòi hi bn cn phi:

** Xác đnh các mc tiêu quan trng cho t chc, cho nhóm ca bn.

** Ưu tiên nhng mc tiêu này bng cách đt chúng vào góc ta đ hp lý

** Ưu tiên kế hoch công vic hàng ngày phù hp vi các mc tiêu ưu tiên. 

** Phương pháp này cũng chia tt c các công vic thành 4 góc được phân bit theo mc đ khn cp và quan trng.



  1. Góc I: ( phía trên bên trái) các mc tiêu và công vic quan trng và khn cp s được ưu tiên thc hin trước. Thc tế cho thy, nhóm công vic chiếm đi đa s thi gian ca nhng người thành công không phi là nhng vic va khn cp va quan trng mà là nhng mc tiêu, công vic quan trng mà không khn cp ngay lúc đó. Khi biết x lý tt nhóm công vic này trước khi nó tr nên khn cp thì s lượng công vic phát sinh góc I s gim đi nhiu.
  2. Góc II: ( phía trên bên phải) các mc tiêu và công vic rt quan trng cho tương lai t chc/doanh nghip ca bn nhưng li chưa khn cp. Mc dù các mc tiêu và công vic không khn cp, nhưng chúng li là nhng mc tiêu và công vic quan trng nht cho công ty ca bn. Vì vy, góc II mang tính ưu tiên nht đi vi công ty ca bn, nhưng góc I cũng không được b qua.
  3. Góc III: ( phía dưới bên trái) các mc tiêu và công vic khn cp nhưng không quan trng.
  4. Góc IV: ( phía dưới bên phải) các mc tiêu và nhim v làm lãng phí thi gian đng nghĩa không quan trng mà cũng chng h khn cp.
6./ Tp trung khi làm vic:

** Tp trung là cách rt tt đ bn không lãng phí thi gian. Khi làm công vic gì đó bn hãy tp trung tt c sc lc và trí tu cho công vic, điu đó không ch đem li kết qu công vic cao mà còn giúp bn tiết kim được rt nhiu thi gian. Bi khi tp trung bn s nhanh chóng hoàn thành công vic và có thi gian cho vic khác.

** Khi bn tp trung làm vic thì hãy tm gác nhng thói quen xu tiêu tn thi gian ca bn, phá hy các mc tiêu và hn chế thành công ca bn. Cách tt nht đ loi b mt thói quen xu là thay thế bng nhng thói quen tt.



7./ Hoàn thành công vic đúng lúc:

** Thông thường, nhng người không biết kim soát thi gian thường đt mình vào trng thái vic này chưa xong vic khá đã ti. Ngược li, nhng người s dng thi gian hp lý luôn lên kế hoch trước cho nhng vic s làm và nm rõ h s giành bao nhiêu thi gian cho tng vic và luôn hoàn thành chúng. Thay vì thường xuyên kéo lê c đng vic, cn xác đnh hn chót đ hoàn thành công vic.

8./ Hãy hc cách nói ‘không’:

** Do ha hn quá nhiu, nhiu người b quá ti vì có quá nhiu vic. Vì vy, bn hãy hc cách nói ‘không’ vi nhng yêu cu có mc ưu tiên thp, và bn s có nhiu thi gian đ làm nhng vic quan trng hơn.

9./ Không ngng nâng cao bn thân:

** Bn nên dành mt phn thi gian trong kế hoch làm vic đ hc nhng điu mi và phát trin kh năng tim n ca bn. Không ngng nâng cao kiến thc ca bn s tăng kh năng gii quyết vn đ và tiết kim thi gian, tìm được thành công trong s nghip.

10./ Đng làm vic ca người khác:

** Bn có thói quen làm vic h người khác thì bn s tn rt nhiu thi gian ca bn. Thay vào đó, bn hãy tp trung vào nhng d án và mc tiêu ca chính bn thân bn, hc cách giao vic mt cách hiu qu, và dy người khác làm thế nào đ h t làm công vic ca h.

11./ Tng kết và đánh giá li công vic cui ngày:

** Trước khi kết thúc mt ngày làm vic, bn nên tng kết đánh giá li công vic vào cui ngày đ xem bn đã làm được nhng gì và chưa làm được gì, bn đã mt bao nhiêu thi gian cho nhng công vic đó và có tht s hiu qu hay không. Qu thi gian bn dành cho nhng công vic đó đã tht s khoa hc chưa, nếu có ch nào chưa hp lý hãy tìm ra lý do và khc phc đ nhng ln làm sau s rút ngn được khong thi gian đ dành cho vic khác.

=>>> Tóm li đ qun lý thi gian hiu qu, bn cn dành đ thi gian đ lp kế hoch tt và thường xuyên kim tra vic thc hin kế hoch ca mình. Bn hãy sn sàng điu chnh kế hoch cho phù hp vi tình hình sao cho mc tiêu được đm bo. Như vy là bn đã thành công trong qun lý thi gian và t chc công vic hiu qu ri.
=>>> Ai cũng có th hc và làm ch được thi gian, ch cn bn luyn tp và kiên trì. Nếu như bn mun mình tiết kim thi gian, tin bc và công sc, thì bn nên th hc theo cách d dàng: đó là hc hi t nhng người đi trước.
=>>> Bt đu đ thay đi ngay t lúc này không phi là mun, giúp bn không phi hi tiếc vì đã b l thi gian. Hi vng bn s có nhng li khuyên b ích t bài viết này và chúc bn thành công!


~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Mr. Trương Lam Sơn

TruongLamSon@gmail.com
Tel: 0918 407070


****************
Cty TNHH BE THE RICHwww.BeTheRich.com