KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN - THƯƠNG LƯỢNG

NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN – THƯƠNG LƯỢNG
TRONG KINH DOANH VÀ TRONG CUỘC SỐNG

Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, có nhiều khách hàng và lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh hay các nhà lãnh đạo đối với khách hàng, đối tác trên thương trường.


Đàm phán và thương lượng luôn là một đề tài hấp dẫn nhưng cũng gây nên rất nhiều vấn đề khó khăn với mọi người. Trong đàm phán, bạn không thể chỉ đứng trên lập trường và lợi ích của mình mà còn phải nhìn từ phía đối tác và người tiêu dùng để có thể tạo nên một cuộc đàm phán thành công mà các bên cùng có lợi. Đó chính là quan điểm của nghệ thuật đàm phán hiện đại.

I./ Đàm phán là gì?

~*. Đàm phán là phương tiện để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại nhằm thỏa thuận  giữa bạn và bên khác có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.

~*. Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết đưa ra những thông tin đối với người khác.

~*. Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.

II./ Các hình thức đàm phán:

~*. Đàm phán là quá trình có tính mục đích nên có rất nhiều cách được thể hiện để đàm phán, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại.

III./ Các phương pháp đàm phán:

~*. Đàm phán có thể chia ra làm 3 phương pháp cơ bản: Đàm phán mềm, Đàm phán cứng và Đàm phán nguyên tắc.

1./ Đàm phán mềm:

~*. Mục tiêu: đạt được thỏa thuận, có thể nhượng bộ để tăng tiến quan hệ.

~*. Người đàm phán phải mềm mỏng, tín nhiệm đối tác.

2./ Đàm phán cứng:

~*. Mục tiêu: giành được thắng lợi, yêu cầu bên kia nhượng bộ, để đạt được cái muốn có mới chịu thỏa thuận, tăng sức ép khiến bên kia khuất phục hoặc đổ vỡ.

~*. Người đàn phán phải cứng rắn, giữ vững lập trường.

3./ Đàm phán nguyên tắc:

~*. Mục tiêu: Giải quyết công việc hiệu quả, phân tích công việc và quan hệ để trao đổi nhượng bộ sự tín nhiệm không liên quan đến đàm phán. Cùng tìm kiếm lợi ích chung để thỏa thuận cả 2 bên cùng có lợi bằng cách ra nhiều phương án cho 2 bên lựa chọn.

~*. Người đàm phán phải mềm dẻo với người, cứng rắn với công việc.

IV./ Các phương pháp dẫn đến thành công trong đàm phán:

1./ Người đàm phán biết người biết ta, trăm trận trăm thắng:

~*. Một trong những kỹ năng đàm phán cần thiết khác đó là phải thật sự nhạy bén trong việc nhận biết được mục tiêu của đối phương. Đối phương cũng sẽ có những điều có thể và không thể nhượng bộ. Biết được những điều này theo dự đoán của bạn hoặc tìm hiểu đối phương trước khi đàm phán thì bạn sẽ có những phương án đàm phán thích hợp để giành được kết quả cao nhất.

2./ Người đàm phán nên tạo ấn tượng ban đầu bằng khúc dạo đầu:

~*. Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, một khúc dạo đầu dễ chịu bằng một vài câu chào hỏi, câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Nhớ rằng sẽ không có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác.

3./ Người đàm phán dùng cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể chuẩn mực:

~*. Trước tiên thái độ đàm phán cần đối đãi chân tình, khiêm tốn, thành khẩn, thân mật, tôn trọng tuy nhiên đó cũng chưa phải là điều kiện bắt buộc trong ngôn ngữ đàm phán. Không chỉ nhằm nói chuyện một cách chân thành với đối phương mà điều này rất thích hợp khi bạn muốn đối phương hiểu rõ những động cơ và suy nghĩ của mình, làm tốt việc đối đãi chân tình còn cần giữ chừng mực một cách thích hợp.

~*. Khi truyền đạt thông tin trong đàm phán bạn sẽ biểu hiện thông qua qua các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể bạn, thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói của người đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở của bạn sẽ nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán, từ đó đàm phán và thuyết phục sẽ mau thành công hơn.

4./ Người đàm phán phải xác định rõ mục tiêu và bám sát theo đuổi mục tiêu:

~*. Người nào biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng hiểu rõ và chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.

5./ Người đàm phán nên lắng nghe đối tác nói:

~*. Người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe, chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần biết đánh giá và phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.

6./ Người đàm phán phải dùng ngôn từ khôn khéo, nói lách:

~*. Trong đàm phán cần có lời lẽ ngôn từ rõ ràng không được mơ hồ, khó hiểu, để truyền đi thông tin chính xác đến đối phương, vì đàm phán không giống viết văn bản, văn bản sau khi viết xong, có thể cân nhắc từng câu từng chữ, có thể sửa lại.

~*. Nếu vấn đề này mình có quan điểm khác thì nên nói mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Không nói thẳng rằng đối tác sai mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Không nói hàng hóa, dịch vụ của mình rẻ vì rẻ thường không tốt về chất lượng.

~*. Khi đàm phán về giá cả, nên trao đổi đàm phán thêm những tiện ích, xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hoá, phương thức thanh toán,... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không còn quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán.

~*. Dùng lời lẽ khích lệ cổ vũ đối phương khi đàm phán rơi vào bế tắc thì sẽ mang lại tác dụng rất tốt. Đối với cuộc đàm phán có quá nhiều vấn đề để thảo luận, nên xoá bỏ những bế tắc còn tồn tại.

7./ Người đàm phán nên hỏi nhiều hơn nói nhiều:

~*. Người đàm phán nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán.

~*. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi mở hay đóng. Câu hỏi mở thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Câu hỏi đóng thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết để khẳng định hoặc kết luận chốt hợp đồng nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hoặc không.

~*. Người đàm phán phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu.

8./ Người đàm phán hãy là người chèo thuyền:

~*. Trong một cuộc đàm phán, bạn hãy làm chủ cuộc giao tiếp, hướng nó đi theo ý của mình, đừng là người chạy theo. Để có thể làm được điều này đòi hỏi bạn phải thật sự là một người khéo léo, có sức thuyết phục, giao tiếp tốt cũng như phải cực kì tâm lí trong mọi tình huống để có cách ứng phó phù hợp. Những kỹ năng này bạn cần phải được rèn luyện qua thời gian cũng như kinh nghiệm sống, không phải có thể có được trong một sớm một chiều.

9./ Người thương lượng sử dụng sự im lặng tạo lợi thế:

~*. Đôi khi, những hành động và lời nói bạn diễn đạt quá nhiều, hoặc quá thiếu cẩn trọng có thể gây bất lợi cho bạn. Những chuyên gia đàm phán giỏi thường khôn ngoan hơn trong việc sử dụng lời nói và hành động đúng thời điểm, họ biết cách làm thế nào để giả vờ và che giấu cảm xúc như vậy trong một vài thời điểm, một cách chiến lược. Vì vậy, hãy im lặng và lạnh lùng hơn.

~*. Sử dụng sự im lặng, nó là một phản ứng tự nhiên của con người, đặc biệt là trong cuộc xung đột, cố gắng im lặng, thay vì sự lo lắng. Những người hay lo lắng trong quá trình đàm phán có xu hướng nói những điều làm giảm vị thế của họ. Bằng cách im lặng đúng lúc, bạn có thể cho bên kia thấy thấy sức mạnh của bạn. Vì vậy, đối tác sẽ tự xuất hiện những suy nghĩ và trao đổi của riêng họ, bạn đã tạo ra cho họ một cơ hội để suy xét và thay đổi suy nghĩ đúng với mục đích của bạn.

10./ Tìm tiêu chuẩn công bằng mà các bên có thể đồng ý:

~*. Bạn chủ động đề xuất sớm một số tiêu chuẩn công bằng dựa vào đó bất kỳ giải pháp cuối cùng nào cũng có thể được đánh giá. Nói cho bên kia đối tác bạn muốn đi đến một giải pháp công bằng nhằm tối đa hóa kết quả cho cả hai bên, và đề xuất một số tiêu chuẩn để các kết quả có thể đánh giá được.

~*. Bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn cho việc đánh giá cuối cùng về giải pháp, bạn sẽ đóng khung chốt các vấn đề, gia tăng sự kiểm soát lớn hơn trong quá trình đàm phán, tiêu chuẩn hóa để tạo lợi thế đàm phán, thiết lập các giai đoạn để giành chiến thắng.

11./ Nguyên tắc win –win –win:

~*. Thương trường không phải chiến trường, tất cả đều thắng không có kẻ thua, điều này ngày càng trở nên thiết thực hơn trong quản trị kinh doanh hiện đại, là một trong những kỹ năng đàm phán trong kinh doanh quan trọng. Chính là khái niệm “win-win-win” tức là mọi người cùng thắng: tôi thắng, anh thắng và khách hàng hay người tiêu dùng của chúng ta thắng, nguyên tắc win-win-win đang ngày càng trở nên phổ biến trên thương trường.

~*. Một cuộc đàm phán kết thúc tốt đẹp không nhất định phải có kẻ thắng người thua. Kinh doanh hiện đại ngày nay đang dần chú trọng quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi, vì mục tiêu cùng có lợi nhuận, và chiến thắng của người này không nhất định phải xây trên thất bại của người khác hay của người tiêu dùng.

12./ Không thành công cũng phải thành bạn:

~*. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Sẽ có nhiều lúc cuộc đàm phán sẽ phải đổ vỡ do bất đồng quan điểm cũng như không thể dung hòa lợi ích của 2 bên. Khi đó, hãy luôn ghi nhớ là không thành công cũng phải thành bạn, kỹ năng kết bạn biến đối tác thành bạn cũng là một trong những kỹ năng đàm phán trong kinh doanh rất quan trọng.

~*. Thêm bạn thì bớt thù, chân lí ấy vẫn đúng, ít nhất là cho đến thời điểm này. Cuộc đàm phán này không thành công không có nghĩa là không còn lần đàm phán sau. Nếu bạn trở mặt ngay sau khi kết thúc, rất có thể đó cũng là dấu chấm hết cho những quan hệ hợp tác tiếp theo.

Tóm lại kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận cho và nhận; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi.
Đàm phán thương lượng là một kỹ năng khó, đàm phán thành công cũng là quá trình giao tiếp hiệu quả khéo léo, thảo luận và cuối cùng đi đến một thỏa thuận. Việc đàm phán có thể áp dụng trên muôn nẻo đường đời, từ trong quân sự, chính trị, kinh doanh đến cả trong cuộc sống đời thường của bạn. Hãy học thêm những kỹ năng bổ sung và rèn luyện kỹ năng đàm phán mỏi ngày, cùng với  trãi nghiệm từ thực tiễn để giúp bạn thực hiện thành công các cuộc đàm phán.

Chúc bạn thành công với những hợp đồng nhiều lợi nhuận!