Thứ Sáu, 16 tháng 11, 2018

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH GIÚP ĐẠT MỤC TIÊU


K NĂNG LP K HOCH Đ ĐT MC TIÊU CÔNG VIC

MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

PHƯƠNG PHÁP VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH


$ K năng lp kế hoch nhm giúp con người có th qun lý thi gian và tăng hiu sut công vic. Nếu không lp kế hoch rõ ràng thì bn s x lý rt nhiu công vic mà không biết nên bt đu t đâu, nên làm như thế nào và nên làm khi nào? nếu không có k năng lp kế hoch cá nhân thì kết qu làm vic ca s đt hiu sut thp và khiến thi gian trôi đi mt cách lãng phí.




I./ Lp kế hoch là gì?

  • $ Kế hoch là mt tp hp lit kê nhng hot đng công vic được sp xếp theo lch trình, có thi hn, có ngun lc, n đnh nhng mc tiêu c th và có bin pháp tt nht đ thc hin mt mc tiêu cui cùng đã được đ ra. Lp kế hoch (planning) là hot đng cn có đ chun b cho vic trin khai sn xut.
  • $ Khi bn lp được kế hoch thì vic qun lý ca bn s có h thng hơn đ có th tiên liu và x lý được các tình hung sp xy ra. Bn s phi hp được mi ngun lc ca cá nhân, t chc đ to nên mt sc mnh tng hp, có th gi vng đến mc tiêu cui cùng mình mun hướng đến.
II./ Mc đích lp kế hoch:

  1. $ Trước khi vào sn xut, chúng ta s c gng xây dng mt bn kế hoch, trong đó lit kê nhng yếu t như: Mc đích bn mun đt được? Chúng ta s làm nhng gì? Chúng ta s làm trong bao lâu? Chúng ta có nhng tài nguyên gì? Chúng ta làm vi ai?
  2. $ Vic có được mt bn kết hoch s giúp chúng ta hn chế ri ro và sm d đoán, phát hin các ri ro tim n đ có gii pháp đi phó đng thi nâng cao hiu biết v sn phm đang xây dng.
  3. $ Vic lp kế hoch tt s giúp cho chúng ta thc hin vic ra quyết đnh tt hơn. Trước và trong quá trình sn xut, chúng ta luôn phi đưa ra nhng quyết đnh, liên quan đến 4 yếu t: tính năng sn phm, chi phí, thi gian và đu tư.
  4. $ Mt bn kế hoch cha nhiu thông tin trong đó, bao gm c mc đích, thi gian, tài nguyên, … giúp cho vic giao tiếp gia các thành viên ca nhóm sn xut hoc vi khách hàng, lãnh đo tr nên d dàng hơn.
II./ Tm quan trng ca lp kế hoch:

  1. Lp kế hoch giúp bn đưa ra được hướng đi c th cho mình đ đt được mc tiêu.
  2. Lp kế hoch giúp bn đưa ra nhng phương án ti ưu nht thc hin các công vic đã được lên kế hoch, giúp bn xác đnh tính kh thi.
  3. Lp kế hoch giúp bn đưa ra nhng phương án đi phó vi các trường hp ri ro s gp phi.
  4. Lp kế hoch giúp bn tiếp tc x lý và vn hành tt công vic ca mình nếu gp phi nhng trường hp hp bt trc
  5. Lp kế hoch giúp bn cái nhìn tng quát v tương lai, nhưng thay đi s gp phi và nhng tác đng nh hưởng đến bn.
  6. Lp kế hoch giúp bn vic kim soát các khâu d dàng hơn, đ đưa ra kế hoch phi hp sao cho nhp nhàng nht.
  7. Lp kế hoch giúp bn đt được mc tiêu nhanh nht có th.

III./ Vai trò ca vic lp kế hoch:

1./ Lp kế hoch là xác đnh và nêu ra các mc tiêu:

$ Mt ngày ch có 24 gi và bn không th làm quá nhiu vic cùng mt ngày được. Vic lp kế hoch s giúp bn phân b công vic mt cách hp lí, khi bn đã lit kê các công vic cn phi làm đ hướng đến thc hin mc tiêu thì vic đi đến đích đơn gin hơn rt nhiu.
$ K năng lp kế hoch và t chc công vic hot đng s cho biết cái đích cn đt được ca công vic. Khi bn đã biết mình phi đi đến đâu thì bn s d dàng hơn trong vic la chn đường đi nước bước đ cán đích thành công.
2./ Lp kế hoch kim soát thi gian và kim tra tiến đ d án:

$ Lp kế hoch giúp bn kim tra xem mình đã đt được mc tiêu hay chưa và có nhng gii pháp đ điu chnh khi có sai sót xy ra. T đó hình thành nhng tiêu chun, to điu kin thun li giúp bn có th kim tra tiến đ và có nhiu đng lc đ hoàn thành công vic hơn. Không có kế hoch, bn s không biết phân chia thi gian mt cách hp lý, mà s đ nó trôi qua vô ích và thc hin th đng trước nhng s thay đi xung quanh.

3./ Lp kế hoch d đóan và x lý tt nhng tình hung bt ng:

$ K năng lp kế hoch giúp phân b công vic mt cách hp lý và là bước đm đ t chc công vic. T bng kế hoch đã lp, bn có th d đoán được nhng yếu t nh hưởng đến vic hoàn thành kế hoch, t đó sm đưa ra các phương án đi phó và x lý kp thi.

4./ Lp kế hoch gim trùng lp, lãng phí:

$ Khi có được k năng lp kế hoch và qun lý công vic bn s hn chế mc ti đa s chng chéo, gây lãng phí khi thc hin công vic. Khi mc tiêu được đ ra, bn s ch đng vch ra được phương án vi chi phí thp nht và s dng ngun lc hiu qu nht.

$ Khi không có kế hoch rõ ràng thì s không có s n lc hết mình đ hoàn thành công vic, chính vì vy mà thi gian trôi đi mt cách lãng phí.

5./ Lp kế hoch giúp bn xây dng tiêu chun cho quá trình kim tra:

$ Không lp kế hoch s không có mc tiêu, vy bn ly tiêu chun nào đ xác đnh được mình đã đt mc tiêu hay chưa. Chính vì vy, lp kế hoch s xây dng mt quá trình kim tra, giám sát.

IV./ Bí quyết lp kế hoch:

1./ Lp kế hoch các công vic cn làm theo ngày, tun, tháng:

$ Lp kế hoch đ biết mình làm gì trước, làm gì sau và nên lp kế hoch theo theo tng ngày, tng tun, tng tháng s giúp bn khc phc điu đó và tránh vic b sót các công vic. Các đu công vic càng chi tiết, bn s càng d dàng và ch đng thc hin hiu qu các công vic đó.

2./ Đưa ra mc tiêu tương ng song song vi vic cn làm:

$ Bn thiết lp các mc tiêu phù hp vi các đu công vic, như thi gian bn hoàn thành công vic trong bao lâu hoc kết qu mong mun nhn được hoc kh năng ca bn thân bn. Nếu mc tiêu bn đ ra vượt quá năng lc ca bn thì bn s không hoàn thành được và d gây nn chí khi làm các công vic tiếp theo.

3./ Kim tra kết qu thc hin công vic:

$ Đánh giá được bn thân đã làm được bao nhiêu phn trăm ca mc tiêu đ ra xem có đúng thi hn hay không là vic làm vô cùng cn thiết trong k năng lp kế hoch và qun lý công vic. T đó có hướng gii quyết các mc tiêu tiếp theo.

V./ Cách viết mt bn kế hoch:

==>> Đ lp được mt bn kế hoch chi tiết, c th và khoa hc, bn có th dùng phương pháp 5W ( why, what, where, when, who); 1H (how); 2C ( control, check); 5M ( man, money, material, machine, method).

1./ Xác đnh mc tiêu, yêu cu công vic (Why):

$ Ti sao tôi phi làm công vic này? Công vic có ý nghĩa như thế nào vi t chc, b phn ca tôi?

2./ Xác đnh ni dung công vic (What):

$ WHAT: (cái gì?) Ni dung công vic đó là gì? Các bước đ thc hin công vic đó?

3./ Xác đnh 3W:

a./ Where: ( đâu?):
$ Công vic đó thc hin ti đâu ? Giao hàng ti đa đim nào ? Kim tra ti b phn nào ?
b./ When: (khi nào?) Công vic đó thc hin khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
c./ Who: (ai?) bao gm các khía cnh sau:
Ai làm vic đó? Ai kim tra? Ai h tr ? Ai chu trách nhim,…

4./ Xác đnh cách thc thc hin (How):

$ Tài liu hướng dn thc hin là gì và cách thc thc hin tng công vic? Tiêu chun là gì? Cách thc vn hành như thế nào?

5./ Xác đnh phương pháp kim soát (Control):

$ Công vic đó có đc tính gì? Làm thế nào đ đo lường đc tính đó? Đo lường bng dng c, máy móc như thế nào? Có bao nhiêu đim kim soát và đim kim soát trng yếu.

6./ Xác đnh phương pháp kim tra (Check):

$ Tn sut kim tra như thế nào? Vic kim tra đó thc hin 1 ln hay thường xuyên ( bao lâu mt ln?) Ai tiến hành kim tra?

7./ Xác đnh ngun lc (5M):

a./ Man - nguồn lực:

$ Nhng ai s thc hin công vic? có đ trình đ, kinh nghim, k năng, phm cht, tính cách phù hp? Ai h tr? Ai kim tra? Ngun lc con người đ h tr?

b./ Money- tin bc: 

$ Nguồn vốn cần cho dự án này?


c./ Material: nguyên vt liu/h thng cung ng, bao gm các yếu t:

$ Xác đnh tiêu chun nguyên vt liu? Tiêu chun nhà cung ng? phương pháp giao hàng? Thi hn giao hàng?

d./ Machine = máy móc/công ngh.

f./  Method = phương pháp làm vic.

=> Bn kế hoch thc ra là mt d đoán được đưa ra da trên nhiu gi đnh khác nhau. Thc tế sn xut thường khác vi d đoán này. Nên bn cũng nên chnh sa và cp nht bn kế hoch thường xuyên.

=> Lp kế hoch là tin đ cho k năng qun lý thi gian hiu qu vic t chc công vic và là chiếc chìa khoá vàng cho vic thc hin mc tiêu đ ra mt cách hiu qu và ti ưu thi gian nht cho cá nhân cũng như t chc.Vì thế hãy chú ý rèn luyn và có s đu tư tht chi tiế
t.

Chúc bn thành công!


~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Mr. Trương Lam Sơn

TruongLamSon@gmail.com
Tel: 0918 407070


****************
Cty TNHH BE THE RICHwww.BeTheRich.com