KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Thời gian là gì?

• Thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều nhất, có giới hạn, không thay đổi được và không mua, bán được. Thực sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả nhất. Người biết sử dụng thời gian hiệu quả, là người giàu có thời gian hơn.

• Trước khi làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp một vị lãnh đạo trăm công nghìn việc vẫn có thể thảnh thơi; ngược lại, cũng có thể biến một người ít việc hoặc lao động giản đơn phải tất bật, đầu tắt mặt tối suốt ngày.

MỘT SỐ KỸ NĂNG GIÚP BẠN QUẢN LÝ THỜI GIAN MỘT CÁCH HIỆU QUẢ HƠN:

1./ Xác định mục tiêu:

** Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Để đạt được việc đó bạn phải lên lịch trình thời gian cụ thể hay bao lâu phải hoàn thành mục tiêu, xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.

=>> Bạn có thể đọc tham khảo cách thiết lập mục tiêu tại đây.

2./ Lên kế hoạch trước các việc cần làm:

** Sau khi đã có mục tiêu thì bạn lên kế hoạch cần làm và để viết ra mọi thứ hành động. Đây là một cách rất tuyệt để kiểm soát các dự án và công việc của bạn, khiến bản thân bạn sắp xếp có tổ chức hơn.

** Bạn hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn, sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự quan trọng.

> Bạn hãy đọc thêm bài Kỹ năng lập kế hoạch tại đây!

3./ Liệt kê những công việc cần phải làm:

** Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng theo kế hoạch bạn đã vạch ra. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.

** Bạn có thể linh hoạt bằng cách lên danh sách công việc vào đầu ngày, tầm 10- 15 phút mõi buổi sáng. Hãy ghi ra giấy chính xác bạn muốn ngày làm việc của bạn diễn ra như nào.

4./ Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên:

** Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

5./ Bạn có thể áp dụng ma trận quản lý thời gian - Eisenhower:

** Phương pháp Ma trận quản lý thời gian được áp dụng trong các buổi họp ưu tiên hàng ngày là tạo ra nguyên tắc quản lý thời gian. Phương pháp này đòi hỏi bạn cần phải:

** Xác định các mục tiêu quan trọng cho tổ chức, cho nhóm của bạn.

** Ưu tiên những mục tiêu này bằng cách đặt chúng vào góc tọa độ hợp lý

** Ưu tiên kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp với các mục tiêu ưu tiên. 

** Phương pháp này cũng chia tất cả các công việc thành 4 góc được phân biệt theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

1. Góc I: ( phía trên bên trái) các mục tiêu và công việc quan trọng và khẩn cấp sẽ được ưu tiên thực hiện trước. Thực tế cho thấy, nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành công không phải là những việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng mà là những mục tiêu, công việc quan trọng mà không khẩn cấp ngay lúc đó. Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên khẩn cấp thì số lượng công việc phát sinh ở góc I sẽ giảm đi nhiều.
2. Góc II: ( phía trên bên phải) các mục tiêu và công việc rất quan trọng cho tương lai tổ chức/doanh nghiệp của bạn nhưng lại chưa khẩn cấp. Mặc dù các mục tiêu và công việc không khẩn cấp, nhưng chúng lại là những mục tiêu và công việc quan trọng nhất cho công ty của bạn. Vì vậy, góc II mang tính ưu tiên nhất đối với công ty của bạn, nhưng góc I cũng không được bỏ qua.
3. Góc III: ( phía dưới bên trái) các mục tiêu và công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
4. Góc IV: ( phía dưới bên phải) các mục tiêu và nhiệm vụ làm lãng phí thời gian đồng nghĩa không quan trọng mà cũng chẳng hề khẩn cấp.

6./ Tập trung khi làm việc:

** Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

** Khi bạn tập trung làm việc thì hãy tạm gác những thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn. Cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt.

7./ Hoàn thành công việc đúng lúc:

** Thông thường, những người không biết kiểm soát thời gian thường đặt mình vào trạng thái việc này chưa xong việc khá đã tới. Ngược lại, những người sử dụng thời gian hợp lý luôn lên kế hoạch trước cho những việc sẽ làm và nắm rõ họ sẽ giành bao nhiêu thời gian cho từng việc và luôn hoàn thành chúng. Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành công việc.

8./ Hãy học cách nói ‘không’:

** Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc. Vì vậy, bạn hãy học cách nói ‘không’ với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.

9./ Không ngừng nâng cao bản thân:

** Bạn nên dành một phần thời gian trong kế hoạch làm việc để học những điều mới và phát triển khả năng tiềm ẩn của bạn. Không ngừng nâng cao kiến thức của bạn sẽ tăng khả năng giải quyết vấn đề và tiết kiệm thời gian, tìm được thành công trong sự nghiệp.

10./ Đừng làm việc của người khác:

** Bạn có thói quen làm việc hộ người khác thì bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án và mục tiêu của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, và dạy người khác làm thế nào để họ tự làm công việc của họ.

11./ Tổng kết và đánh giá lại công việc cuối ngày:

** Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết đánh giá lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian để dành cho việc khác.

=>>> Tóm lại để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình. Bạn hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sao cho mục tiêu được đảm bảo. Như vậy là bạn đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả rồi.

=>>> Ai cũng có thể học và làm chủ được thời gian, chỉ cần bạn luyện tập và kiên trì. Nếu như bạn muốn mình tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức, thì bạn nên thử học theo cách dễ dàng: đó là học hỏi từ những người đi trước.

=>>> Bắt đầu để thay đổi ngay từ lúc này không phải là muộn, giúp bạn không phải hối tiếc vì đã bỏ lỡ thời gian. Hi vọng bạn sẽ có những lời khuyên bổ ích từ bài viết này và chúc bạn thành công!

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Mr. Trương Lam Sơn

TruongLamSon@gmail.com

Tel: 0918 407070

www.TruongLamSon.com

****************

Cty TNHH BE THE RICH – www.BeTheRich.com

Connecting friends - Connecting love!